กรณีมีผู้สมัครเข้ารับการสรรหาเป็นผู้แทนภาคประชาสังคมเพียงคนเดียว บุคคลดังกล่าวก็ย่อมถือเป็นผู้แทนภาคประชาสังคมของอำเภอนั้นโดยปริยาย โดยอำเภอไม่จำเป็นต้องจัดให้มีการประชุมเพื่อเลือกกันเองแต่อย่างใด แต่หากกรณีมีผู้สมัครเข้ารับการสรรหา ๒ คน ให้อำเภอจัดให้ผู้สมัครดังกล่าวจับสลากเพื่อให้ได้ผู้แทนภาคประชาสังคมของอำเภอ โดยไม่จำเป็นต้องให้ผู้สมัครลงคะแนนเพื่อเลือกกันเองก่อน

          ทั้งนี้ ระเบียบฯ ข้อ ๓๓ ได้กำหนดให้ หน่วยงานของรัฐและเจ้าหน้าที่ของรัฐที่เกี่ยวข้องให้ความร่วมมือและสนับสนุนการดำเนินงานของ ก.ธ.จ. อีกทั้ง โดยเจตนารมณ์ของระเบียบฯ ผู้แทนสมาชิกสภาท้องถิ่นของอำเภอนั้น มาจาการเลือกกันเองของผู้แทนในองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นทุกแห่งที่มีอำเภอ ซึ่งเป็นการเน้นการมีส่วนร่วมขององค์กรภาคประชาชนทั้งหมดที่มีในพื้นที่ ดังนั้น อง์การบริหารส่วนจังหวัด เทศบาล และองค์การบริหารส่วนตำบล จึงมีหน้าที่ในการส่งผู้แทนเข้าร่วมในการสรรหาตามที่ระเบียบฯ กำหนด

          ในกรณีที่จังหวัดไม่มีสภาอุตสาหกรรมจังหวัด หรือไมมีสมาคมการค้า หรือมีสมาคมการค้าแต่ไม่ประสงค์จะส่งผู้แทนเข้ารับการคักเลือก ให้ผู้แทนลงคะแนนเลือกเฉพาะผู้แทนในประเภทเดียวกันให้ได้กรรมการผู้แทนประเภทละหนึ่งคนก่อน แล้วจึงให้ผู้แทนทุกคนลงคะแนนเพื่อเลือกกันเองจากผู้แทนทุกประเภทร่วมกัน ให้ได้ผู้แทนภาคธุรกิจเอกชนเพิ่มขึ้นตามจำนวนกรรมการที่พึงมีของจังหวัดนั้น

          อย่างไรก็ดี ผู้สมัครเข้ารับการสรรหาเป็นกรรมการ ก.ธ.จ. จะต้องเป็นผู้มีคุณสมบัติและไม่มีลักษณะต้องห้ามตรงตามที่ระเบียบฯ กำหนด ซึ่งต้องอาศัยข้อมูลจากบัตรประจำตัวประชาชนและทะเบียนบ้านเพื่อระบุตัวตน สัญชาติ อายุ และภูมิลำเนาของผู้สมัคร ประกอบกับตามข้อ ๒ ของประกาศกรมการปกครอง เรื่องยกเลิกการเรียกสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน และสำเนาทะเบียนบ้าน ลงวันที่ ๓๐ กันยายน พ.ศ. ๒๕๓๔ กำหนดว่า "กรณีจำเป็นและต้องการใช้สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน หรือสำเนาทะเบียนบ้าน เพื่อประกอบการพิจารณาดำเนินการ ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับคำขอเป็นผู้จัดทำสำเนาเอกสารดังกล่าวขึ้นเอง โดยห้ามมิให้เรียกเก็บค่าใช้จ่ายจาการจัดทำสำเนาเอกสารดังกล่าว" ดังนั้น จังหวัดและอำเภอในฐานะหน่วยงานที่มีหน้าที่ดำเนินการสรรหากรรมการ ก.ธ.จ. และเป็นหน่วยงานที่เป็นผู้ออกเอกสารทางราชการดังกล่าว ต้องจัดทำสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน และสำเนาทะเบียนบ้าน เพื่อใช้ในการตรวจสอบคุณสมบัติของผู้สมัคร และส่งสำเนาเอกสารดังกล่าวของผู้ได้รับการสรรหาเป็นกรรมการ ก.ธ.จ. พร้อมรับรองความถูกต้อง ให้สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี เพื่อพิจารณาออกประกาศสำนักนายกรัฐมนตรีรับรองรายชื่อกรรมการต่อไป

          อย่างไรก็ตาม การดำเนินการดังกล่าว แม้ว่าจะล่วงเลยระยะเวลาที่กำหนดไว้ ก็จะต้องดำเนินการภายในระยะเวลาอันสมควรด้วย ซึ่งหากดำเนินการล่วงเลยระยะเวลาอันสมควรก็จะเป็นเงื่อนไขก่อให้เกิดสิทธิแก่ผู้อยู่ใต้บังคับของคำสั่งทางปกครองนั้น ฟ้องร้องต่อศาลปกครองเพื่อขอให้พิจารณาเพิกถอนหรือดำเนินการให้เสร็จภายในกำหนดระยะเวลาได้ตามมาตรา ๙ วรรคหนึ่ง (๒) แห่ง พ.ร.บ. จัดตั้งศาลปกครองและวิธีพิจารณาคดีปกครอง พ.ศ. ๒๕๔๒

          แต่ในกรณีที่ต่อมา มีกรรมการพ้นจากตำแหน่งจำนวน ๔ คน หากพิจารณาถึงองค์ประกอบของคณะกรรมการแล้วยังครบถ้วน จำนวนกรรมการทั้งหมดของ ก.ธ.จ. คณะนั้นย่อมลดลงเหลือ ๑๖ คน ประกอบกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยคณะกรรมการธรรมาภิบาลจังหวัด (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๕๔ ข้อ ๑๑ กำหนดว่า "ในกรณีที่ยังไม่มี บัญชีรายชื่อสำรองตามระเบียบนี้ หากกรรมการพ้นจากตำแหน่งก่อนครบวาระ ให้ ก.ธ.จ. ประกอบด้วย กรรมการทั้งหมดเท่าที่มีอยู่จนกว่าจะมีกรรมการที่ได้รับการสรรหาใหม่..." ดังนั้น กรรมการทั้งหมดของ ก.ธ.จ. ให้คำนวณจากจำนวนเต็มตามที่ระเบียบฯ กำหนด ต่อมาหากมีกรรมการพ้นจากตำแหน่งก่อนครบวาระ และไม่มีบัญชีรายชื่อสำรองเพื่อแต่งตั้งบุคคลในบัญชีดังกล่าวเป็นกรรมการแทนตำแหน่งที่ว่างนั้นได้ หากองค์ประกอบของ ก.ธ.จ. ยังครบถ้วน การนับองค์ประชุมกึ่งหนึ่งตามข้อ ๒๕ แห่งระเบียบฯ ย่อมต้องคำนวณจากจำนวนกรรมการทั้งหมดเท่าที่มีอยู่ ณ ปัจจุบัน (รวมประธาน) จนกว่าจะมีกรรมการที่ได้รับการสรรหาใหม่มารับหน้าที่แทนตำแหน่งที่ว่างนั้นต่อไป

          (๑)  การแต่งตั้ง ก.ธ.จ. เข้าร่วมเป็นคณะกรรการหรือคณะทำงาน อำนาจหน้าที่ ตามคำสั่งดังกล่าวต้องมีความสอดคล้องกับอำนาจหน้าที่ของ ก.ธ.จ. ตามที่ระเบียบฯ กำหนด ทั้งนี้ จังหวัดสามารถใช้กลไก ก.ธ.จ. ซึ่งเป็นตัวแทนภาคประชาชนให้เกิดประโยชน์ในการปฏิบัติงานของคณะกรรมการหรือคณะทำงานโดยเชิญ ก.ธ.จ. ในพื้นที่เพื่อให้คำปรึกษา ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ หรือร่วมลงพื้นที่เพื่อสังเกตการณ์ และให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติและการส่งเสริมตามหลักคุณธรรม จริยธรรม และธรรมาภิบาล เพื่อการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดีของหน่วยงานได้

          (๒)  การพิจารณาแต่งตั้ง ก.ธ.จ. เป็นคณะกรรมการหรือคณะทำงาน ควรพิจารณาแต่งตั้งเฉพาะคำสั่งที่เปิดโอกาสให้ประชาชนเข้ามามีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็นในสิ่งที่จะเป็นประโยชน์ต่อสังคม ชุมชนในพื้นที่ หน่วยงาน หรือประเทศชาติ ซึ่งการดำเนินการตามอำนาจหน้าที่ของคำสั่งดังกล่าว จะเป็นไปในลักษณะให้ข้อเสนอแนะ ส่งเสริม สนับสนุน หรือพัฒนาในเรื่องต่าง ๆ ทั้งนี้ หากจังหวัดจะขอให้ ก.ธ.จ. เข้าร่วมเป็นคณะกรรมการหรือคณะทำงาน ควรแจ้งให้ประธาน ก.ธ.จ. ทราบก่อนดำเนินการแต่งตั้งด้วย

          (๓)  การพิจารณาแต่งตั้ง ก.ธ.จ. ไม่ควรแต่งตั้งเป็นคณะกรรมการหรือคณะทำงานร่วมกับข้าราชการหรือเจ้าหน้าที่ของรัฐในจังหวัด เพื่อทำหน้าที่ในการตรวจสอบ สืบสวน หรือจับผิดหน่วยงานของรัฐ หรือองค์กรภาคเอกชน ในเรื่องต่าง ๆ

          (๔)  การพิจารณาแต่งตั้ง ก.ธ.จ. ไม่ควรแต่งตั้งเป็นคณะกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง ตามพระราชบัญญัติจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. ๒๕๖๐

          (๕)  การแต่งตั้ง ก.ธ.จ. เป็นคณะกรรมการหรือคณะทำงาน ในองค์ประกอบของคำสั่งดังกล่าวขอให้แต่งตั้งเป็น "ผู้แทนคณะกรรมการธรรมาภิบาลจังหวัดที่ได้รับมอบหมาย" เพื่อจะได้เสนอที่ประชุม ก.ธ.จ. มีมติมอบหมายกรรมการที่มีความรู้ ประสบการณ์ หรือมีความเหมาะสมกับคำสั่งนั้น ๆ ร่วมเป็นคณะกรรมการหรือคณะทำงานต่อไป

          ทั้งนี้ เพื่อให้การแต่งตั้ง ก.ธ.จ. เข้าร่วมเป็นคณะกรรมการหรือคณะทำงานดังกล่าวเป็นไปอย่างเหมาะสม สอดคล้องกับอำนาจหน้าที่ของ ก.ธ.จ. และไม่ส่งผลกระทบต่อคุณสมบัติหรือลักษณะต้องห้ามของการเป็นกรรมการตามที่ระเบียบฯ กำหนด

          จากบทบัญญัติดังกล่าวจะเห็นว่าระเบียบฯ ได้กำหนดให้มีผู้ช่วยเลขานุการ ก.ธ.จ. ที่สังกัดสำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีและจังหวัด และได้กำหนดอำนาจหน้าที่ไว้อย่างชัดเจน จึงต้องดำเนินการตามอำนาจหน้าที่ตามระเบียบฯ และแนวทางปฏิบัติหน้าที่ของ ก.ธ.จ. ตามที่สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีกำหนด ซึ่งการดำเนินงานของ ก.ธ.จ. ที่ผ่านมา ส่วนหนึ่งมาจากการสนับสนุนการปฏิบัติงานของผู้ช่วยเลขานุการของจังหวัดในการขับเคลื่อนงาน ก.ธ.จ. ให้มีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จเป็นไปด้วยดีอย่างต่อเนื่อง โดยดำเนินการตามอำนาจหน้าที่ด้วยความเหมาะสม และสอดคล้องกับงบประมาณที่ ก.ธ.จ. ได้รับการจัดสรรในแต่ละคณะ อย่างไรก็ดี ผู้ว่าราชการจังหวัดสามารถพิจารณาให้ผู้ช่วยเลขานุการ ก.ธ.จ. ที่เป็นข้าราชการในจังหวัด พ้นจากตำแหน่ง กรณีบกพร่องต่อหน้าที่หรือหย่อนความสามารถได้

          สำหรับเครื่องแบบเพื่อเข้าร่วมงานราชพิธี รัฐพิธี ฯลฯ เนื่องจากกรรมการ ก.ธ.จ. แต่ละรายมาจากภาคส่วนที่ต่างกัน หากเป็นข้าราชการบำนาญ หรือสมาชิกสภาท้องถิ่น ก็จะมีเครื่องแบบชุดปกติขาวอยู่แล้ว หรือหากเป็นประชาชนทั่วไปกรณีที่มีหมายรับสั่งหรือทรงพระกรุณาโปรดเกล้าโปรดกระหม่อมให้เข้าเฝ้าก็จะแต่งกายด้วยชุดขอเฝ้า ซึ่งการแต่งกายและการประดับเครื่องราชอิสริยาภรณ์ของแต่ละคนจะแตกต่างกันตามสาขาอาชีพ ตำแหน่ง การปฏิบัติหน้าที่ อายุงาน และเพศสภาพของกรรมการแต่ละคน ตามที่ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการประดับเครื่องราชอิสริยภรณ์ไทย พ.ศ. ๒๕๔๑ และที่แก้ไขเพิ่มเติม กำหนด และด้วยภารกิจงานตามอำนาจหน้าที่ของ ก.ธ.จ. มิได้เกี่ยวข้องกับงานราชพิธีหรือรัฐพิธีโดยตรง สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีจึงไม่ได้จัดสรรงบประมาณเพื่อดำเนินการในเรื่องดังกล่าว

          (๑) กรณีเครื่องราชอิสริยาภรณ์อันเป็นที่เชิดชูยิ่งช้างเผือกและเครื่องราชอิสริยาภรณ์อันมีเกียรติยศยิ่งมงกฎไทย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์อันเป็นที่เชิดชูยิ่งช้างเผือกและเครื่องราชอิสริยาภรณ์อันมีเกียรติยิ่งมงกฎไทย พ.ศ. ๒๕๓๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม ในปี พ.ศ. ๒๕๖๔ มิได้กำหนดหลักเกณฑ์การเสนอขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ให้แก่คณะกรรมการที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายใด ๆ ยกเว้นกรรมการตามกฎหมายที่ทรงพระกรุณาโปรดเกล้าโปรดกระหม่อมแต่งตั้ง กรรมการ ก.ธ.จ. จึงไม่เข้าหลักเกณฑ์การเสนอขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ตามระเบียบฯ ดังกล่าว

          (๒) การณีเครื่องราชอิสริยาภรณ์อันเป็นที่สรรเสริญยิ่งดิเรกคุณาภรณ์ ตาม พ.ร.บ. เครื่องราชอิสริยาภรณ์อันเป็นที่สรรเสริญยิ่งดิเรกคุณาภรณ์ พ.ศ. ๒๕๓๔ มาตรา ๕ ประกอบกับ พ.ร.ฎ. ว่าด้วยการขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์อันเป็นที่สรรเสริญยิ่งดิเรกคุณาภรณ์ พ.ศ. ๒๕๓๘ และที่แก้ไขเพิ่มเติม มาตรา ๑๐ วรรคสาม บัญญัติให้การกระทำความดีความชอบกรณีเป็นผู้มีผลงาน ผลงานนั้นต้องไม่เป็นผลงานที่ผู้นั้นกระทำในฐานะที่เป็นเจ้าหน้าที่ของรัฐ ซึ่ง ก.ธ.จ. เป็นคณะกรรมการที่จัดตั้งขึ้นตาม พ.ร.บ. ระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ. ๒๕๓๔ และที่แก้ไขเพิ่มเติม และปฏิบัติงานตามอำนาจหน้าที่ที่กฎหมายบัญญัติไว้ จึงไม่เข้าหลักเกณฑ์การเสนอขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์นี้

          แต่ในส่วนของ ก.ธ.จ. ผู้แทนสมาชิกสภาท้องถิ่น สมัครรับเลือกเป็น สว. ไม่ได้ เนื่องจากถือเป็นลักษณะต้องห้ามของผู้สมัครรับเลือกเป็น สว. ตามมาตรา ๑๔ (๒๔) แห่งพระราชบัญญัติประกอบรัฐธรรมนูญ ว่าด้วยการได้มาซึ่งสมาชิกวุฒิสภา พ.ศ. ๒๕๖๑

          ที่ปรึกษา ก.ธ.จ. ไม่ต้องลาออกจากตำแหน่ง เนื่องจากระเบียบฯ ไม่ได้กำหนดคุณสมบัติและลักษณะต้องห้ามไว้

          ที่ปรึกษา ก.ธ.จ. หากได้รับเลือกให้ดำรงตำแหน่ง สว. แล้ว ไม่ต้องลาออกจากตำแหน่ง เนื่องจากระเบียบฯ ไม่ได้กำหนดคุณสมบัติและลักษณะต้องห้ามของที่ปรึกษา ก.ธ.จ. ไว้